Booking Note Là Gì? Những Thông Tin Cần Biết Về Booking Note

[Top XNK]

1. Booking Note Là Gì?
Nói một cách đơn giản thì Booking note là biên lai ghi chép lại việc chủ hàng đã đặt chỗ hãng tàu để vận chuyển hàng hóa.

Booking note còn được gọi là Việc lưu khoang/ Giấy lưu cước.

Khi một công ty thuê tàu để vận chuyển hàng hóa, quy trình thuê tàu này còn được gọi là lưu khoang. Người gửi hàng (chủ hàng) và đại diện của hãng tàu sau đó làm việc cùng nhau để tạo ra một phiếu lưu khoang, được gọi là Booking note để đặt chỗ trên tàu.

2. Booking Note Dùng Để Làm Gì?
Booking Note là một chứng từ cho biết chủ hàng đã đặt trước với một hãng tàu về việc vận chuyển hàng hóa.

3. Phân Biệt Booking Note Và Booking Confirmation
Việc xác nhận Booking note của shipper (hãng tàu) theo kế hoạch đặt chỗ với chủ hàng chính là Booking Confirmation.
Mỗi hãng vận chuyển có một mẫu Booking Confirmation khác nhau, nhưng bạn phải tuân theo quy tắc là lặp lại các thông tin sau trong Booking note bao gồm:
Tên của hãng tàu, tên tàu, số chuyến vận chuyển, ký hiệu, ETD, giờ cát máng...
Số lượng hàng hóa trên tàu, trọng lượng xếp hàng, số lượng container rỗng đã đóng gói, thời gian DET/ DEM, số điện thoại liên lạc ...
4. Những Nội Dung Và Giải Thích Thuật Ngữ Trên Booking Note
Một vài thông tin trên Booking Note:

Booking no (số đặt chỗ)
Vessel, voy no (Tên tàu, số chuyến)
Ước tính thời gian của chuyến tàu, thời gian tàu đến (ETD, ETA)
Thông tin về số lượng và loại container, số lượng hàng hóa dự kiến, thông tin về loại hàng hóa
Tên cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, cảng chuyển tải (nếu có)
Điểm lấy vỏ container rỗng, điểm dỡ hàng container xuống(đối với hàng FCL),
Vị trí lưu kho và thời gian đóng gói hàng(đối với hàng LCL)
Closing time, Shipping Instruction cut-off time, VGM cut off time
Thông tin liên hệ của nhà vận chuyển
Giải thích một vài thuật ngữ trên Booking Note

Giờ cắt máng: Hay còn gọi là closing time. Đây là thời điểm cuối cùng hàng hóa phải được bàn giao cho cảng để cảng xếp hàng lên tàu. Khi hết thời hạn trên, bạn sẽ phải đi chuyến sau hay còn được gọi là rớt tàu. Tuy nhiên, có một số ngoại lệ đó là bởi vì thường có mối quan hệ tốt với hãng tàu nên các FWD có thể yêu cầu hãng tàu đồng ý cho chậm trễ một chút so với closing time.

VGM cut-off time: Bắt nguồn từ Công ước SOLAS, hàng hóa phải được xác nhận về số lượng bằng một tài liệu gọi là chứng từ VGM trước khi chúng có thể được xếp lên tàu. Do đó, hàng hóa được xếp phải xuất trình phiếu VGM này trước một thời gian nhất định, được gọi là VGM cut-off time (Verified Gross Mass cut-off time)

Shipping Instruction cut-off time (thời hạn nhận hướng dẫn vận chuyển): Shipping Instruction thường được gọi tắt là SI. Hãng tàu sẽ yêu cầu shipper cung cấp SI để từ đó làm BL. Nếu SI được cấp muộn, người gửi hàng có thể bị hãng tàu phạt hoặc bị rớt hàng do hãng tàu không thể cấp vận đơn.

5. Các Mẫu Booking Note
Mẫu booking note hãng tàu

Mẫu booking note

6. Cách Đọc Booking Note
Nếu có Booking note trên tay bạn nên kiểm tra kỹ các thông tin sau:

Bên phát hành booking (Carrier)
Số phiếu booking (Booking no)
Tên tàu, số chuyến vận chuyển(vessel, voy no)
Port of Receipt (POR): Cảng nhận hàng
Port of Loading (POD): Cảng bốc dỡ hàng
Closing time, Shipping Instruction cut-off time, VGM cut-off time
Ngày ETD (thời gian dự kiến tàu xuất phát)/ETA (thời gian dự kiến tàu đến nơi).
Thông tin cảng bốc hàng (Port of Loading)
Transship Port – Cảng chuyển tải (nếu có)
Port Of Discharge (Cảng dỡ hàng)
Final Destination (Cảng giao hàng cuối cùng)
COC/SOC
Shipper (Người gửi hàng)
Service Type/Mode – Phương thức giao nhận hàng hóa (đối với hàng nguyên FCL) Hay Stuffing Place (Nơi đóng hàng) đối với hàng lẻ LCL
Commodity – Tên hàng hóa
Qty/Type – Thông tin về container (Số container, loại container)
Thông tin liên hệ với người làm booking của hàng tàu.
Payment Term: Phương thức thanh toán cước (trả trước hoặc trả sau)
Partial Load – Bốc hàng từng phần
7. Quy Trình Lấy Booking Note
Bước 1: Sau khi chốt lịch trình, người gửi hàng hoặc công ty vận chuyển sẽ cung cấp các thông tin của lô hàng như cảng đi, cảng đến, số lượng, loại container, ngày khởi hành dự kiến, yêu cầu địa điểm cấp container rỗng - hạ cont, free time cảng đi cảng đến để gửi yêu cầu lấy booking

Bước 2: Hãng tàu xác nhận kiểm tra địa điểm và gửi Booking Confirmation cho chủ hàng hoặc FWD.

Bước 3: Chỉ cần lấy cont rỗng về đóng hàng sau khi chủ hàng và hãng tàu đã nhất trí

8. Những Lưu Ý Khi Lấy Booking Note
Chủ hàng nên đưa ra quyết định dựa trên tình trạng sản xuất của hàng hóa (hàng đã hoàn thành hay chưa), phương thức/ yêu cầu của hãng vận tải nội địa, thời gian cut off CY, thời gian lấy container rỗng và địa điểm trả hàng ở CY. Tính toán thời gian đặt trước hợp lý (Lưu ý: Chỉ có thể mang container rỗng vào kho để đóng gói khi có booking).

Nên chủ động về thời gian tàu chạy để đảm bảo hoàn thành các thủ tục xuất khẩu và hàng hóa được bốc dỡ sớm. Trên thực tế, việc bạn bị lỡ chuyến tàu, chuyến tàu bị hủy vì sản phẩm chưa đến, hoặc bạn không đến kịp giờ cắt máng.

Hiện tại, hầu hết các hãng vận chuyển đều phát hành booking điện tử, yêu cầu chủ hàng phải gửi thông tin lô hàng đến hệ thống của hãng tàu hoặc nhờ FWD. Trong vòng 1 - 2 giờ sau khi gửi thông tin, hãng tàu sẽ phát hành booking cho chủ hàng.

Booking confirmation không phải là hợp đồng thuê tàu. Do vậy Người thuê tàu có quyền hủy booking mà không phải chịu trách nhiệm và chi phí của hãng tàu. Hãng tàu cũng có quyền hủy booking vì một số lý do như: tàu chở quá tải, mớn nước quá mức, tàu không thể khởi hành, v.v. mà không phải chịu trách nhiệm và chi phí với người thuê tàu

[Top XNK]

Những Vấn Đề Cần Lưu Ý Về Booking Confirmation

1. Các loại Cut-off (Closing time) Trên Booking Confirmation
   Cut-off/Closing time hay Deadtime/Lead time là thời hạn cuối cùng mà người thuê tàu phải hoàn thành những công việc hoặc submit những thông tin, chứng từ cần thiết cho hãng tàu trước khi tàu chạy. Hạn cuối này thường là chính xác theo giờ và ngày.

Trên một booking thường có đề cập những cut-off sau đây: cut-off S/I, cut-off VGM, cut-off draft Bill of lading, cut-off CY. Các hãng tàu chu đáo thì sẽ đề cập trên booking hoặc dặn dò đầy đủ những cut-off này. Nếu hãng tàu nào thiếu sót, thì ít nhất họ sẽ đề cập để cut-off quan trọng nhất lên booking, đó chính là cut-off CY.

Vậy những cut-off còn lại nếu không xuất hiện trên booking, thì chủ hàng phải hỏi trực tiếp hãng tàu hoặc FWD được thuê để book cước.

Cut-off S/I
S/I hay Shipping Instruction hay Details of Bill of Lading hay Chi tiết (làm) Bill of lading, chính là nội dung mà shipper phải gửi cho hãng tàu để hãng tàu dựa vào đó để phát hành Bill of lading cho shipper. Vậy hạn cuối mà shipper phải gửi cho hãng tàu chính là cut-off S/I.

Nếu không gửi cho hãng tàu kịp hạn cuối này, hãng tàu không kịp làm Bill of lading, lô hàng sẽ ở lại, gọi là “rớt hàng, rớt tàu hay rớt cont”.

Chi tiết của việc chuẩn bị và submit S/I cho hãng tàu xem ở phần công việc được trình bày ở những phần sau. Hạn cuối này, thông thường là 1 đến 3 ngày làm việc trước ngày ETD, có khi hãng tàu đòi shipper gửi S/I, thậm chí trước ETD 1 tuần.

Cut-off VGM
Cut-off VGM mà thời hạn cuối cùng mà người xuất khẩu phải gửi Phiếu cân containers về cho hãng tàu. Nếu không gửi cho hãng tàu kịp hạn cuối này, hãng tàu không kịp làm Bill of lading, lô hàng sẽ ở lại, gọi là “rớt hàng, rớt tàu hay rớt container”.

Chi tiết của việc chuẩn bị và submit VGM cho hãng tàu, bạn hãy xem bài viết này nhé.

Cut-off Document hay Cut-off draft Bill of Lading
Cut-off Document là thời hạn cuối cùng mà Shipper phải xác nhận nội dung của Bill of Lading nháp với hãng tàu. Nếu Shipper quên xác nhận, hoặc xác nhận trễ, hãng tàu sẽ dùng chính nội dung S/I mà Shipper đã gửi để phát hành vận đơn gốc. Những khiếu nại, điều chỉnh, sửa đổi về sau của Shipper về nội dung của vận đơn sẽ bị tính phí.

Cut-off CY hay Cut-off bãi
Cut-off CY (container yard – bãi container ở cảng hạ container hàng) là thời hạn cuối cùng mà người xuất khẩu phải giao hàng đến nơi hạ container hàng quy định (xe đầu kéo đã qua khu vực bấm giờ của bãi/cảng) và nhân viên hiện trường làm thủ tục hải quan phải hoàn thành khâu cuối cùng của việc thông quan hải quan hàng xuất đó là “Vào sổ tàu”.

Nếu không kịp hoàn thành một trong hai công việc này trước cut-off CY, lô hàng sẽ ở lại, gọi là “rớt hàng, rót tàu hay rớt cont”.

2. Gửi booking Confirmation cho các bên liên quan

Kho: Chuẩn bị hàng hóa và phương tiện đóng hàng.
Nhà xe: Kéo container rỗng về kho đóng hàng
Bộ phận khai hải quan: Dùng Booking Confirmation để lên tờ khai hải quan.
Bộ phận chứng từ: dùng Booking Confirmation để làm Bill.