Những Vấn Đề Cần Lưu Ý Về Booking Confirmation
Các loại Cut-off (Closing time) Trên Booking Confirmation
Cut-off/Closing time hay Deadtime/Lead time là thời hạn cuối cùng mà người thuê tàu phải hoàn thành những công việc hoặc submit những thông tin, chứng từ cần thiết cho hãng tàu trước khi tàu chạy. Hạn cuối này thường là chính xác theo giờ và ngày.
Trên một booking thường có đề cập những cut-off sau đây: cut-off S/I, cut-off VGM, cut-off draft Bill of lading, cut-off CY. Các hãng tàu chu đáo thì sẽ đề cập trên booking hoặc dặn dò đầy đủ những cut-off này. Nếu hãng tàu nào thiếu sót, thì ít nhất họ sẽ đề cập để cut-off quan trọng nhất lên booking, đó chính là cut-off CY.
Vậy những cut-off còn lại nếu không xuất hiện trên booking, thì chủ hàng phải hỏi trực tiếp hãng tàu hoặc FWD được thuê để book cước.
Cut-off S/I
S/I hay Shipping Instruction hay Details of Bill of Lading hay Chi tiết (làm) Bill of lading, chính là nội dung mà shipper phải gửi cho hãng tàu để hãng tàu dựa vào đó để phát hành Bill of lading cho shipper. Vậy hạn cuối mà shipper phải gửi cho hãng tàu chính là cut-off S/I.
Nếu không gửi cho hãng tàu kịp hạn cuối này, hãng tàu không kịp làm Bill of lading, lô hàng sẽ ở lại, gọi là “rớt hàng, rớt tàu hay rớt cont”.
Chi tiết của việc chuẩn bị và submit S/I cho hãng tàu xem ở phần công việc được trình bày ở những phần sau. Hạn cuối này, thông thường là 1 đến 3 ngày làm việc trước ngày ETD, có khi hãng tàu đòi shipper gửi S/I, thậm chí trước ETD 1 tuần.
Cut-off VGM
Cut-off VGM mà thời hạn cuối cùng mà người xuất khẩu phải gửi Phiếu cân containers về cho hãng tàu. Nếu không gửi cho hãng tàu kịp hạn cuối này, hãng tàu không kịp làm Bill of lading, lô hàng sẽ ở lại, gọi là “rớt hàng, rớt tàu hay rớt container”.
Chi tiết của việc chuẩn bị và submit VGM cho hãng tàu, bạn hãy xem bài viết này nhé.
Cut-off Document hay Cut-off draft Bill of Lading
Cut-off Document là thời hạn cuối cùng mà Shipper phải xác nhận nội dung của Bill of Lading nháp với hãng tàu. Nếu Shipper quên xác nhận, hoặc xác nhận trễ, hãng tàu sẽ dùng chính nội dung S/I mà Shipper đã gửi để phát hành vận đơn gốc. Những khiếu nại, điều chỉnh, sửa đổi về sau của Shipper về nội dung của vận đơn sẽ bị tính phí.
Cut-off CY hay Cut-off bãi
Cut-off CY (container yard – bãi container ở cảng hạ container hàng) là thời hạn cuối cùng mà người xuất khẩu phải giao hàng đến nơi hạ container hàng quy định (xe đầu kéo đã qua khu vực bấm giờ của bãi/cảng) và nhân viên hiện trường làm thủ tục hải quan phải hoàn thành khâu cuối cùng của việc thông quan hải quan hàng xuất đó là “Vào sổ tàu”.
Nếu không kịp hoàn thành một trong hai công việc này trước cut-off CY, lô hàng sẽ ở lại, gọi là “rớt hàng, rót tàu hay rớt cont”.
Gửi booking Confirmation cho các bên liên quan
Kho: Chuẩn bị hàng hóa và phương tiện đóng hàng.
Nhà xe: Kéo container rỗng về kho đóng hàng
Bộ phận khai hải quan: Dùng Booking Confirmation để lên tờ khai hải quan.
Bộ phận chứng từ: dùng Booking Confirmation để làm Bill.
