Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không
-
I. Tổng Quan Về Quy Trình Xuất Khẩu Hóa Bằng Đường Hàng Không
Sau khi hợp đồng ngoại thương được ký kết, người xuất khẩu sẽ tiến hành chuẩn bị hàng hóa và các chứng từ cần thiết để giao hàng cho hãng hàng không. Thông thường, để đơn giản hóa quy trình, các doanh nghiệp thường ủy thác cho người giao nhận (Forwarder) hoặc đại lý dịch vụ vận chuyển hàng không thông qua hợp đồng ủy thác. Người giao nhận này phải được hãng vận chuyển chỉ định và cấp phép khai thác hàng hóa, đảm bảo tính hợp lệ và an toàn cho lô hàng của bạn.
II. Các Bước Chi Tiết Trong Quy Trình Xuất Khẩu Hàng Hóa Bằng Đường Hàng Không
1. Lưu Cước (Booking) Với Hãng Hàng Không Hoặc Người Giao Nhận
Bước đầu tiên và quan trọng nhất là đặt chỗ (lưu cước) cho lô hàng của bạn.
Điền Booking Note: Người gửi hàng cần điền đầy đủ thông tin vào Booking Note theo mẫu của hãng hàng không, bao gồm:
Tên người gửi, người nhận, bên thông báo.
Thông tin chi tiết về hàng hóa: loại hàng, trọng lượng, số lượng, thể tích.
Tên sân bay đi, sân bay đến.
Cước phí và phương thức thanh toán.Hoàn tất thủ tục và chứng từ: Sau khi hoàn tất thủ tục với hãng hàng không và thanh toán các chi phí, người giao nhận sẽ gửi kèm theo hàng hóa các chứng từ quan trọng như:
Các bản còn lại của Master Airway Bill (MAWB) và House Airway Bill (HAWB).
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
Bản kê khai chi tiết hàng hóa (Packing List).
Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin).
Phiếu đóng gói (Shipper's Declaration).
Lược khai hàng hóa (Cargo Manifest).
Các chứng từ khác theo yêu cầu của nước nhập khẩu.Xác nhận và thanh toán: Người giao nhận sẽ trả lại bản gốc số 3 của AWB cho người gửi hàng, cùng với thông báo thuế, thu tiền cước phí và các khoản chi phí liên quan khác.
Giao hàng và Thư chỉ dẫn (Shipper's Letter of Instruction - SLI): Người xuất khẩu giao hàng cho người giao nhận kèm theo Thư chỉ dẫn của người gửi hàng (SLI). SLI là một tài liệu quan trọng, bao gồm:
Tên và địa chỉ người gửi hàng.
Điểm đến và tuyến đường vận chuyển.
Số kiện, trọng lượng, kích thước hàng.
Đặc điểm và số lượng hàng hóa.
Giá trị hàng, phương thức thanh toán cước phí.
Ký mã hiệu hàng hóa.
Thông tin bảo hiểm (có hoặc không).
Danh sách các chứng từ gửi kèm.Giấy chứng nhận nhận hàng (FCR) và Giấy chứng nhận vận chuyển (FTC):
Forwarder's Certificate of Receipt (FCR): Người giao nhận sẽ cấp FCR sau khi nhận hàng, xác nhận đã nhận hàng chính thức. FCR bao gồm các thông tin: tên, địa chỉ người ủy thác/người nhận, ký mã hiệu, số kiện, cách đóng gói, tên hàng, trọng lượng, thể tích, nơi và ngày phát hành.
Forwarder's Certificate of Transport (FTC): Nếu người giao nhận có trách nhiệm vận chuyển hàng đến đích, họ sẽ cấp FTC. FTC bao gồm: tên, địa chỉ người ủy thác/người nhận/bên thông báo, phương tiện vận chuyển, tuyến đường, điểm đến, tên hàng, ký mã hiệu, trọng lượng, thể tích, bảo hiểm, cước phí và chi phí trả cho, nơi và ngày phát hành.Biên lai kho hàng (FWR): Trong trường hợp hàng được lưu tại kho của người giao nhận trước khi giao cho hãng hàng không, người giao nhận sẽ cấp Forwarder's Warehouse Receipt (FWR). FWR cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa lưu kho, bao gồm: tên người cung cấp/gửi vào kho/thủ kho, tên kho, phương tiện vận chuyển, tên hàng, trọng lượng, tình trạng bên ngoài hàng hóa khi nhận, mã và số hiệu hàng hóa, số hiệu và bao bì, bảo hiểm, nơi và ngày phát hành FWR.
2. Vận Chuyển, Đóng Gói Và Giao Hàng Cho Người Chuyên Chở
Sau khi hoàn tất thủ tục lưu cước, các bước tiếp theo bao gồm:
Chuẩn bị giấy tờ: Đảm bảo mọi giấy tờ cần thiết cho lô hàng đã sẵn sàng.
Lập phiếu cân hàng (Scaling Report): Thực hiện cân hàng để xác định trọng lượng chính xác.
Đóng gói, ghi ký mã hiệu, dán mã hiệu: Đóng gói hàng hóa đúng quy cách, ghi rõ ký mã hiệu và dán mã hiệu theo quy định.
Làm thủ tục hải quan: Hoàn tất các thủ tục hải quan xuất khẩu cần thiết.
Giao hàng cho hãng hàng không: Chuyển giao hàng hóa đã chuẩn bị cho hãng hàng không theo lịch trình.3. Lập Vận Đơn Hàng Không (Airway Bill - AWB)
Sau khi hàng hóa được xếp vào pallet, igloo hoặc container, cán bộ giao nhận sẽ liên hệ với hãng hàng không để nhận và điền các chi tiết vào Vận đơn hàng không (AWB).
Master AWB (MAWB): Do hãng hàng không cấp cho người giao nhận.
House AWB (HAWB): Do người giao nhận cấp khi họ thực hiện dịch vụ gom hàng (consolidation).4. Thông Báo Cho Người Nhận Về Việc Gửi Hàng
Thông báo kịp thời cho người nhận hàng là bước quan trọng để họ có thể chuẩn bị các thủ tục nhận hàng. Nội dung thông báo bao gồm:
Số HAWB/MAWB.
Tên người gửi, người nhận, tên hàng, số lượng, trọng lượng, thể tích.
Tên sân bay đi, sân bay đến.
Ngày khởi hành dự kiến (ETD) và ngày đến dự kiến (ETA).5. Lập Bộ Chứng Từ Thanh Toán Và Thanh Toán Các Khoản Cần Thiết
Cuối cùng, người xuất khẩu cần lập bộ chứng từ thanh toán và tiến hành thanh toán các khoản phí liên quan theo hợp đồng ngoại thương và các thỏa thuận với người giao nhận/hãng hàng không.
Kết Luận
Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa người xuất khẩu, người giao nhận và hãng hàng không. Nắm vững các bước trên sẽ giúp bạn tối ưu hóa quá trình vận chuyển, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo lô hàng của bạn đến đích an toàn, đúng hẹn.
