Mua Hàng Quốc Tế Là Gì? Tổng Quan Về Nghề Purchasing
-
Bạn có bao giờ tự hỏi chiếc điện thoại bạn đang dùng, chiếc áo bạn đang mặc, hay thậm chí ly cà phê bạn uống mỗi sáng, đã trải qua một hành trình như thế nào để đến được tay bạn? Đằng sau mỗi sản phẩm hoàn chỉnh là một chuỗi các hoạt động mua bán nguyên vật liệu, linh kiện, dịch vụ phức tạp. Và người "nhạc trưởng" điều phối hoạt động quan trọng đó chính là Chuyên viên Mua hàng, hay còn gọi là Purchasing.
Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu hóa, "Purchasing" không còn là một khái niệm xa lạ. Đây là một trong những ngành nghề "khát" nhân lực nhất, đóng vai trò sống còn đối với sự phát triển của mọi doanh nghiệp.
Vậy Mua hàng quốc tế là gì ? Công việc của một người làm nghề purchasing thực sự gồm những gì? Cần những kỹ năng nào để thành công và lộ trình sự nghiệp ra sao? Bài viết này sẽ là tấm bản đồ chi tiết, giải mã toàn bộ sức hút của ngành nghề đầy tiềm năng này.
1.Purchasing Là Gì? Không Chỉ Đơn Giản Là "Mua hàng" Cho Doanh Nghiệp
Nếu ví doanh nghiệp như một gia đình, thì bộ phận Purchasing chính là "người nội trợ" thông thái, chịu trách nhiệm "đi chợ" để đảm bảo cả nhà luôn có đủ nguyên liệu cho mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh.Tuy nhiên, việc "đi chợ" này ở quy mô doanh nghiệp phức tạp và mang tính chiến lược hơn rất nhiều.
Một cách chuyên nghiệp, Purchasing (Mua hàng) là hoạt động nghiệp vụ nhằm thu mua các loại hàng hóa, dịch vụ, nguyên vật liệu... từ các nhà cung cấp bên ngoài để phục vụ cho mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp. Mục tiêu cuối cùng không chỉ là mua được hàng, mà là đảm bảo tối ưu hóa chi phí và hiệu quả trên từng đồng vốn bỏ ra.
Để làm được điều đó, mọi hoạt động Purchasing chuyên nghiệp đều xoay quanh nguyên tắc vàng "5 Rights" (5 Đúng):
Right Quality (Đúng Chất Lượng): Mua được sản phẩm có chất lượng đáp ứng chính xác yêu cầu kỹ thuật và tiêu chuẩn sản xuất.
Right Quantity (Đúng Số Lượng): Mua đủ số lượng cần thiết, tránh thiếu hụt gây gián đoạn sản xuất hoặc dư thừa gây lãng phí tồn kho.
Right Price (Đúng Giá): Đàm phán để có được mức giá tốt nhất, cạnh tranh nhất trên thị trường.
Right Time (Đúng Thời Điểm): Hàng hóa phải được giao đúng lúc, kịp thời cho kế hoạch sản xuất và kinh doanh.
Right Source (Đúng Nguồn Cung Cấp): Lựa chọn được nhà cung cấp uy tín, đáng tin cậy và có năng lực hợp tác lâu dài.
2. Phân Biệt Purchasing vs. Procurement vs. Sourcing
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa ba khái niệm này. Việc hiểu rõ sự khác biệt sẽ giúp bạn có cái nhìn chính xác hơn về ngành.Hãy tưởng tượng bạn đang lên kế hoạch cho một chuyến du lịch Châu Âu:
Sourcing (Tìm nguồn cung): Đây là giai đoạn bạn "khảo sát". Bạn tìm kiếm thông tin, đọc review, so sánh các hãng hàng không, các khách sạn, các tour du lịch để lập ra một danh sách các lựa chọn tiềm năng.
Procurement (Quản trị nguồn cung): Đây là cả một quá trình chiến lược, bao gồm tất cả các bước từ lúc bạn nảy ra ý định đi du lịch cho đến khi kết thúc chuyến đi. Nó bao gồm cả việc Sourcing, đàm phán, đặt dịch vụ (Purchasing), quản lý lịch trình và đánh giá lại chuyến đi.
Purchasing (Mua hàng): Đây là hành động "chốt đơn". Sau khi đã có danh sách tiềm năng từ Sourcing, bạn tiến hành đặt vé máy bay, thanh toán tiền phòng khách sạn. Đây là khâu mang tính giao dịch, tác nghiệp trong chuỗi Procurement.
Tóm lại, Procurement là một quy trình chiến lược bao trùm, trong đó Sourcing là bước khởi đầu và Purchasing là một bước thực thi quan trọng.
3. Một Ngày Của Chuyên Viên Purchasing: Họ Thực Sự Làm Gì?
Công việc của một chuyên viên mua hàng không hề nhàm chán mà vô cùng năng động. Họ là cầu nối giữa doanh nghiệp và thế giới bên ngoài. Công việc hàng ngày của họ xoay quanh các nhiệm vụ chính sau:Tiếp nhận và phân tích yêu cầu: Nhận yêu cầu mua hàng (Purchase Requisition - PR) từ các phòng ban khác (sản xuất, marketing, hành chính...).
Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp: "Săn lùng" các nhà cung cấp tiềm năng, đánh giá năng lực, uy tín, và lịch sử của họ.
Gửi yêu cầu báo giá (RFQ) : Gửi yêu cầu báo giá (Request for Quotation) đến nhiều nhà cung cấp để so sánh.
Đàm phán và thương lượng: Đây là "võ công" chính của người làm purchasing. Họ phải đàm phán về giá cả, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng, chính sách bảo hành... để mang lại lợi ích tốt nhất cho công ty.
Soạn thảo và ký kết hợp đồng ngoại thương : Sau khi đàm phán thành công, họ sẽ tiến hành soạn thảo các điều khoản và ký kết hợp đồng mua bán.
Tạo và gửi đơn đặt hàng (PO) : Lập đơn đặt hàng (Purchase Order - PO) chính thức và gửi cho nhà cung cấp.
Theo dõi và đốc thúc giao hàng: Giữ liên lạc thường xuyên với nhà cung cấp và bộ phận logistics để đảm bảo hàng hóa được giao đúng tiến độ.
Xử lý thủ tục thông quan (với mua hàng quốc tế): Phối hợp với các bên liên quan để hoàn tất thủ tục hải quan, nhập khẩu hàng hóa.
Kiểm tra hàng hóa và xử lý thanh toán: Phối hợp với bộ phận kho và kế toán để kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa khi nhận và tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp.
Quản lý mối quan hệ nhà cung cấp: Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp để hợp tác lâu dài và hiệu quả.
Giải quyết vấn đề phát sinh: Xử lý nhanh chóng các sự cố như hàng lỗi, giao hàng trễ, chứng từ sai sót...
4. "Hành Trang" Cần Có Để Chinh Phục Nghề Mua Hàng
Để trở thành một chuyên viên Purchasing giỏi, bạn cần trang bị một bộ kỹ năng đa dạng, kết hợp hài hòa giữa chuyên môn cứng và phẩm chất mềm.Kỹ Năng Cứng (Hard Skills)
Ngoại ngữ (đặc biệt là Tiếng Anh): Đây là yêu cầu gần như bắt buộc trong môi trường mua hàng quốc tế để giao dịch, đàm phán và đọc hiểu tài liệu.Kiến thức về Xuất nhập khẩu & Logistics: Hiểu biết về Incoterms, bộ chứng từ xuất nhập khẩu , thủ tục hải quan, phương thức vận tải, thanh toán quốc tế (L/C, T/T)... là một lợi thế cực lớn.
Kỹ năng phân tích số liệu: Phải nhạy bén với con số để so sánh báo giá, tính toán chi phí và đánh giá hiệu quả mua hàng.
Thành thạo Tin học văn phòng: Sử dụng Excel, Word, PowerPoint và các phần mềm quản lý (ERP) là công cụ làm việc hàng ngày.
Kỹ Năng Mềm (Soft Skills)
Kỹ năng đàm phán và thuyết phục: Đây là kỹ năng "vua" của nghề. Khả năng đàm phán tốt giúp công ty tiết kiệm hàng tỷ đồng.Kỹ năng giao tiếp và xây dựng mối quan hệ: Giao tiếp khéo léo giúp xây dựng lòng tin và mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp.
Khả năng giải quyết vấn đề: Luôn có những tình huống bất ngờ xảy ra, và người làm purchasing phải bình tĩnh, linh hoạt để tìm ra giải pháp tối ưu.
Sự tỉ mỉ, cẩn thận: Một sai sót nhỏ trên hợp đồng hay đơn hàng có thể gây ra thiệt hại lớn.
Khả năng chịu áp lực cao: Áp lực về thời gian, chi phí, chất lượng là điều mà người làm mua hàng phải đối mặt hàng ngày.
5. Lộ Trình Sự Nghiệp và Mức Lương Hấp Dẫn Của Ngành Purchasing
Nghề mua hàng mang đến một lộ trình thăng tiến rõ ràng và một mức thu nhập xứng đáng với năng lực.Lộ trình phát triển:
Nhân viên Mua hàng (Purchasing Staff/Executive): Bắt đầu với các công việc tác nghiệp cơ bản.
Chuyên viên Mua hàng Cấp cao (Senior Purchasing Specialist): Quản lý các nhà cung cấp chiến lược, xử lý những hợp đồng phức tạp hơn.
Trưởng nhóm/Giám sát Mua hàng (Purchasing Leader/Supervisor): Quản lý một nhóm nhỏ, phân công và giám sát công việc.
Trưởng phòng Mua hàng (Purchasing Manager): Chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động mua hàng, xây dựng chiến lược và quản lý ngân sách.
Giám đốc Chuỗi cung ứng/Giám đốc Mua hàng (Supply Chain/Procurement Director): Vị trí cấp cao nhất, quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng của công ty, bao gồm cả mua hàng, logistics, kho bãi.
Mức lương, mức thu nhập nghề purchasing
Mức lương ngành Purchasing rất cạnh tranh, phụ thuộc vào kinh nghiệm, quy mô công ty và đặc biệt là khả năng ngoại ngữ.Mới ra trường/1-2 năm kinh nghiệm: Mức lương khởi điểm khá hấp dẫn so với mặt bằng chung.
3-5 năm kinh nghiệm: Thu nhập tăng đáng kể khi bạn đã có kinh nghiệm và kỹ năng vững vàng.
Cấp quản lý: Mức lương rất cao, đi kèm với nhiều chế độ đãi ngộ khác.
Purchasing không chỉ là một công việc, đó là một nghệ thuật – nghệ thuật của sự cân bằng giữa chi phí và chất lượng, giữa đàm phán và hợp tác. Đây là một ngành nghề đầy thách thức nhưng cũng vô cùng xứng đáng, nơi bạn có thể tạo ra tác động trực tiếp đến lợi nhuận và sự thành công của doanh nghiệp.
Nếu bạn là người yêu thích giao tiếp, đam mê đàm phán, nhạy bén với con số và không ngại thử thách, thì con đường trở thành một chuyên gia mua hàng quốc tế đang rộng mở chào đón bạn. Để chuẩn bị tốt nhất trước khi làm nghề purchasing, bạn có thể tham khảo khóa học mua hàng quốc tế ở các trung tâm đào tạo thực tế, uy tín