XU HƯỚNG THU MUA DẪN ĐẦU 2017

[Đông]

Tình hình toàn cầu hóa chuỗi cung ứng đã đặt ra nhiều cơ hội cũng như thách thức cho quy trình thu mua hiện nay. Thực tế, một quy trình thu mua trong chuỗi cung ứng khó có thể dung hòa hầu hết các yêu cầu của một doanh nghiệp đặt ra.

Việc tiến hành nghiên cứu một cách chi tiết và tìm ra giải pháp thu mua tốt nhất là công việc cấp bách trong công tác quản lý chuỗi cung ứng ngày càng phức tạp. Vậy, các Giám đốc sản xuất và thậm chí là Giám đốc tài chính của một doanh nghiệp đã bắt đầu từ đâu? Có thể nói, một chuỗi cung ứng toàn cầu ngày nay luôn phải theo đuổi mục tiêu của cả ban tài chính và phòng thu mua.

Nếu doanh nghiệp của bạn có nhu cầu kiểm soát chức năng thu mua lẫn cải thiện dòng vốn cùng các kế hoạch mang tính chiến lược, chúng ta hãy cùng tham khảo 4 xu hướng thu mua mới nổi toàn cầu trong năm 2017 của Reginald E. Peterson – Giám đốc ban Indirect Products từ AmeriQuest Business Services.

———————————————

Số hóa chuỗi cung ứng
Một vấn đề chính mà chuỗi cung ứng ngày nay phải đối mặt chính là độ phức tạp. Việc hàng loạt các chủ hàng gia tăng quy tắc tuân thủ điều kiện sản xuất thường gây ra mối quan hệ căng thẳng giữa người mua và nhà cung ứng cũng như giữa nhà cung ứng và khách hàng.

Một phương pháp hữu hiệu kết nối mạng lưới chuỗi cung ứng chính là khai thác kỹ thuật cung ứng số hóa. Khi khâu thu mua được tích hợp với hàng loạt phương thức chi trả thông qua chuỗi cung ứng số hóa, tất yếu sẽ dẫn đến 3 kết quả sau:

Giai đoạn đặt hàng cho đến chi trả diễn ra liên tục và được đơn giản hóa và hợp lý.
Rút ngắn thời gian và tiết giảm rủi ro cùng chi phí.
Hạn chế các chương trình giảm giá và mở rộng phương thức thanh toán của nhà cung cấp.
Trong cuộc khảo sát với 400 quản lý chuỗi cung ứng cấp cao của Accenture Strategy, 85% người được hỏi cho rằng họ đã và đang tích hợp kỹ thuật số hóa vào quy trình vận hành của mình

Tóm lại: tìm kiếm giải pháp thu mua mang tính linh hoạt cao và bao quát cả dịch vụ giá trị gia tăng. Vì những gỉai pháp này bao gồm cả tính năng tư vấn và công nghệ thu mua liên quan nhất có thể.

Nâng cao quy trình báo cáo và phân tích số liệu
Làm việc trên nền tảng đám mây sẽ rút ngắn quy trình làm việc qua giấy tờ nhờ thủ thuật kết nối giữa việc mua bán và các khoản phải trả vào cùng một hệ thống đồng nhất. Số liệu sau đó sẽ được xuất thành một bản báo cáo tiên tiến nhất, với các phân tích và tính toán về cả chu kì chi trả của khách hàng. Bên cạnh, không những giúp doanh nghiệp giải quyết rủi ro dựa trên số liệu phân tích, mà nền tảng còn dự đoán cả dòng tiền của doanh nghiệp và đưa ra các quyết định dựa trên thông tin đã đưa ra. Đồng thời, dữ liệu còn cung cấp phương thức thanh toán phổ biến của chủ hàng, giúp tăng cường mối quan hệ giữa người mua và nhà cung ứng.

Thu thập thông tin từ các nhà cung ứng vẫn còn sử dụng giấy séc có thể hỗ trợ ứng dụng phương thức thanh toán điện tử. Dù xu hướng toàn cầu hóa ngày nay đem lại nguy cơ gian lận cao trong việc tuân thủ theo các quy định làm hàng, nhưng điều tích cực chính là chất lượng báo cáo nâng cao giúp duy trì công tác kiểm soát chặt chẽ hơn, một phần giảm nguy cơ từ các vi phạm an ninh, các lỗi về tuân thủ và gian lận.

Tóm lại: tìm kiếm giải pháp thu mua với khả năng hiển thị trực quan cao, từ đó, nguy cơ từ vi phạm về an ninh, không tuân thủ quy định và gian lận sẽ được tiết chế.

Tập huấn quy trình thu mua cho toàn bộ công ty
Một bộ phận thu mua đầy kinh nghiệm không những có khả năng khiến quy trình mua hàng diễn ra một cách trơn tru mà còn xác định và cải thiện các chức năng quan trọng như tỷ lệ chi phí mua hàng, tổng hợp chiến lược và hệ thống công nghệ. Một khi toàn bộ một tổ chức đều nắm rõ chính sách và quy trình thu mua, chi phí “đen” của doanh nghiệp sẽ được tiết chế một cách đáng kể. Loại chi phí này phát sinh khi nhân viên không nắm rõ chính sách thu mua hoặc không tiếp cận cùng một nhà thầu phụ chính thức, từ đó dẫn đến những chi tiêu thừa và không cần thiết.

Do đó, tập huấn cho cả đội ngũ thu mua đảm bảo sự tuân thủ, nâng cao trách nhiệm và vận hành cách thức thu mua tốt nhất cũng như tiết kiệm chi phí tối ưu cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.

Tóm lại: tìm kiếm giải pháp thu mua bao gồm cả dịch vụ tập huấn kĩ thuật thu mua cho nội bộ doanh nghiệp.

Cùng hợp tác
Bên cạnh là nhà quản lý quy trình thu mua, họ còn là các nhà đàm phán, hoạch định chiến lược, người hòa giải, tổng hợp số liệu và phân tích tài chính. Nhờ sự tự động hóa trong quy trình tài chính, trở ngại giữa khâu thu mua và các khoản phải trả và phải thu của doanh nghiệp được phá vỡ. Tương tự, khả năng tích lũy và phân tích số liệu một các dễ dàng đã cho phép chuyên gia thu mua đưa ra quyết định mang tính chiến lược nhất liên quan đến việc mở rộng sản phẩm, khả năng lưu kho hay việc lựa chọn nhà cung ứng phù hợp.

Việc phối hợp tất cả các phòng ban làm việc cùng mục đích chung giúp cắt giảm chi phí đáng kể cho quy trình mua vật liệu, đồng thời, tối ưu hóa năng suất làm việc của doanh nghiệp. Ngoài ra, công tác phối hợp giữa các đối tác có chức năng liên quan cho phép quy trình này cải tiến và tiết kiệm chi phí đáng kể. Khi đó, khâu thu mua sẽ trở thành một chiến lược hiệu quả nhất trong toàn bộ doanh nghiệp.

Lấy ví dụ sau đây, chiến thuật tài chính chuỗi cung ứng được kết hợp với phương thức thanh toán end-to-end từ doanh nghiệp – đến – doanh nghiệp (B2B- Business to – Business) đã mang lại thu nhập bình quân từ 3 triệu USD cho đến 5 triệu USD, ngoài ra, trong 1 tỷ USD đầu tư thì chỉ có 25% dưới dạng tiền mặt.

Tóm lại: tìm kiếm giải pháp thu mua với một hệ thống tích hợp toàn diện quá trình thu mua và cả tổng chi phí sỡ hữu (TCO- Cost of ownership: Tổng chi phí sở hữu của một khoản đầu tư (hay một dự án) là tất cả chi phí phát sinh trong quá trình chuẩn bị, khởi động, vận hành dự án trong suốt quá trình sống của nó) của doanh nghiệp.

Kết luận: Với tốc độ phát triển chóng mặt của ngành tiêu dùng, ngành công nghiệp,…trên thế giới, quy trình thu mua cần thay đổi và đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng, người tiêu dùng và cả nhà cung ứng. Qua các xu hướng thu mua được đề cập, ta thấy rằng mọi công cụ, nguồn lực và công nghệ đều có sẵn, nhưng điều quan trọng nhất vẫn là bạn và doanh nghiệp của mình sẽ kết hợp và ứng dụng chúng như thế nào để tối ưu hóa quy trình hoạt động của doanh nghiệp một các hiệu quả nhất.