1.Xác định yêu cầu chất lượng
Thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng đầu vào (vật liệu, linh kiện, bán thành phẩm…).

Yêu cầu chứng chỉ: ISO 9001, ISO 14001, RoHS, CE, FDA…

Thống nhất thông số kỹ thuật, quy trình kiểm tra với nhà cung cấp.

2.Lựa chọn và đánh giá sơ bộ nhà cung cấp
Thu thập hồ sơ năng lực, báo cáo kiểm toán, lịch sử hoạt động.

Kiểm tra khả năng sản xuất, công nghệ, tài chính, tuân thủ pháp lý.

Chấm điểm sơ bộ theo thang tiêu chuẩn (ví dụ: chất lượng – giá – thời gian – dịch vụ – rủi ro).

3.Thử nghiệm và kiểm định mẫu
Yêu cầu gửi mẫu sản phẩm → kiểm tra theo tiêu chuẩn kỹ thuật.

Có thể tổ chức kiểm tra tại chỗ hoặc phòng lab bên thứ ba.

4.Ký kết hợp đồng chất lượng
Thỏa thuận các điều khoản chất lượng: mức độ lỗi cho phép, cơ chế phản hồi, xử lý khiếu nại.

Đính kèm SLA (Service Level Agreement) và KPI chất lượng.

II. Quy trình đánh giá và giám sát nhà cung cấp định kỳ

1.Thiết lập bộ tiêu chí đánh giá nhà cung cấp
Các tiêu chí đánh giá thường gồm:

Tiêu chí Trọng số (ví dụ) Nội dung
Chất lượng sản phẩm 35% Tỷ lệ lỗi, phản hồi khách hàng
Giao hàng đúng hạn 25% OTIF (On Time In Full)
Giá cả & chi phí 15% Giá so với thị trường
Dịch vụ và phản ứng 15% Phản hồi khi có sự cố
Tuân thủ và cải tiến 10% ISO, ESG, audit…

2.Đánh giá thực tế tại hiện trường (on-site audit)
Định kỳ (thường 6 tháng – 1 năm/lần).

Kiểm tra quy trình sản xuất, lưu kho, kiểm soát chất lượng, môi trường làm việc…

3.Chấm điểm & phân loại nhà cung cấp
Loại A (chiến lược): hiệu suất cao, hợp tác lâu dài.

Loại B (chấp nhận): cần cải thiện một số tiêu chí.

Loại C (rủi ro): cân nhắc thay thế nếu không cải thiện.

4.Theo dõi và cải tiến
Gửi báo cáo đánh giá + khuyến nghị cải tiến.

Thiết lập chương trình CAPA (Corrective and Preventive Action).

Theo dõi tiến độ cải tiến trong kỳ tiếp theo.

III. Sử dụng công cụ hỗ trợ

Phần mềm SRM (Supplier Relationship Management): Quản lý dữ liệu, lịch sử và đánh giá nhà cung cấp.

BI Dashboard (Power BI, Tableau): Trực quan hóa dữ liệu KPI và báo cáo đánh giá.

Hệ thống ERP (SAP, Oracle, Odoo...): Kết nối đánh giá nhà cung cấp với đơn hàng, tồn kho, tài chính.

IV.Lợi ích của quy trình này

Đảm bảo chất lượng ổn định → giảm chi phí sửa lỗi và rủi ro sản xuất.

Tối ưu hóa mối quan hệ và lựa chọn đối tác cung ứng phù hợp.

Hỗ trợ ra quyết định chiến lược về tìm kiếm, giữ hay thay đổi nhà cung cấp.