Phần mềm CRM (phần mềm quản lý khách hàng) cho lĩnh vực vận tải, hậu cần thường gồm những gì?



  • Phần mềm CRM (phần mềm quản lý khách hàng) cho lĩnh vực vận tải, hậu cần thường gồm những gì?
    Để hiểu thêm về CRM thì bạn có thể tham khảo bài này CRM là gì?

    Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động trong lĩnh vực vận tải, logistics, hậu cần... và chưa triển khai hệ thống CRM thì bạn có thể tham khảo thông tin trong bài này để hiểu về một hệ thống phần mềm CRM trong lĩnh vực vận tải trước khi bạn tìm đơn vị tư vấn và triển khai chính thức.

    Phần mềm CRM (phần mềm quản lý khách hàng) cho lĩnh vực vận tải, hậu cần thường gồm những gì?

    Vấn đề thực địa có thể bạn đang gặp phải:
    Không có được cái nhìn toàn diện về khách hàng (bao gồm các thông tin cơ bản, thông tin liên hệ, các lần giao dịch với khách hàng,…) phục vụ cho công việc kinh doanh;
    Khó khăn cho việc khai thác dữ liệu khách hàng tiềm năng để tìm kiếm thêm khách hàng mới;
    Doanh nghiệp dễ mất đi thông tin khách hàng khi nhân viên kinh doanh nghỉ việc;
    Tốn nhiều thời gian vào công việc quản lý và các báo cáo thủ công, dẫn đến giảm thời gian vào công việc tìm kiếm, thu hút khách hàng tiềm năng cũng như thỏa mãn nhu cầu khách hàng hiện có;
    Rất nhiều thông tin quan trọng không được chia sẻ giữa các nhân viên và lãnh đạo kịp thời; thậm chí nhiều phản hồi của khách hàng bị bỏ sót hoặc bị lãng quên trong quá trình quản lý;
    Khó khăn cho việc theo dõi, đánh giá mức độ hiệu quả của nhân viên kinh doanh cũng như dự đoán, dự báo được doanh số ở hiện tại và triển vọng của doanh nghiệp.
    Từng bộ phận sẽ tiếp nhận thông tin và xử lý sự cố Khách Hàng một cách riêng lẻ và rời rạc. CSKH không thể theo dõi hết những vấn đề liên quan đến Khách Hàng xảy ra hằng ngày.
    Cty đang sử dụng nhiều hệ thống phần mềm khác nhau. Vì vậy giải pháp CRM đưa ra cần phải tính tới việc đồng bộ giữa CRM và các hệ thống này.
    Vấn đề của Sales & Marketing
    Thông tin khách hàng chồng chéo, lộn xộn;
    Chưa có quy tắc chung khi nhập liệu, dẫn tới dữ liệu nhập vào hệ thống không chính xác, gây khó khăn cho tìm kiếm, trích lọc sau này
    Chưa có các mô-đun chức năng hỗ trợ nghiệp vụ sales: Báo giá, cơ sở dữ liệu giá, tìm giá tốt nhất…
    Báo cáo còn thủ công: KPI nhân viên theo ngày, tuần, tháng, quý, năm; kết quả của cuộc hẹn, cuộc gặp KH
    Vấn đề của Kế toán (Accounting)
    Đang quản lý thủ công các vấn đề sau:

    Quản lý công nợ
    Báo cáo doanh số
    Quản lý thu chi
    Vấn đề của cấp Quản lý trực tiếp (Manager)
    Khó khăn trong việc theo dõi tiến trình chăm sóc khách hàng của sales man
    Không biết được chính xác tỷ lệ chuyển đổi KH tiềm năng –> KH thực sự
    Không nắm được nhu cầu thực sự của KH thông qua việc tiếp cận, chăm sóc KH của sales
    Đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên (KPI)
    Vấn đề của Board
    Dự báo doanh số trong 1 khoảng thời gian
    Báo cáo doanh số theo các tiêu chí khác nhau
    Thiếu công cụ hỗ trợ ra quyết định (các báo cáo, phân tích thống kê trên các số liệu khách hàng)

    Tính năng hệ thống CRM để giải các vấn đề trên thường gồm:
    1/ Đối với bộ phận sales (nhân viên bán hàng):
    – Quản lý được thông tin khách hàng.
    – Quản lý được cơ sở dữ liệu giá của các nhà cung cấp.
    – Quản lý báo giá.
    – Quản lý hợp đồng.
    – Quản lý thu chi (tạm ứng).
    – Theo dõi tiến độ thanh toán của khách hàng.

    2/ Đối với bộ phận chăm sóc khách hàng:

    – Gửi email tự động chúc mừng các sự kiện đặc biệt của khách hàng.
    – Theo dõi được quá trình giao dịch của khách hàng với công ty.
    – Tính điểm cho khách hàng theo nhiều tiêu chí.
    – Phân loại khách hàng.

    3 Đối với bộ phận quản lý:
    – Theo dõi lịch làm việc của nhân viên.
    – Theo dõi được doanh thu thông qua các báo cáo.
    – Phân quyền cho nhân viên sử dụng…
    – Xem báo cáo tổng quan, chi tiết về khách hàng, doanh số, vụ việc, hoạt động hằng ngày của nhân viên.

    4/ Ngoài ra, phần mềm cần có các tính năng và tiện ích khác như:
    – Export to PDF các biểu mẫu hợp đồng, báo giá, chương trình tour theo mẫu có sẵn.
    – Quản trị hệ thống phía khách hàng có thể thay đổi nội dung biểu mẫu khi cần.
    – Nhắc sinh nhật, ngày đặc biệt của khách hàng.

    Quy trình của một hệ thống phần mềm CRM cho lĩnh vực giao nhận, vận tải, logistics, hậu cần thường bao gồm:
    Quy trình CRM cho Vận tải, hậu cần

    B1: Tìm kiếm khách hàng
    Google
    Call
    Email
    Quảng cáo
    B2: Tiếp cận khách hàng
    Bằng các kênh

    Email
    Call
    Hẹn gặp
    B3: Chào giá
    – Tham khảo cơ sở dữ liệu về giá.
    – Làm báo giá nháp.
    – Duyệt giá bởi sales admin hoặc manager
    – Gửi chào giá

    B4: Thương lượng
    – Thương lượng giá với khách hàng
    – Duyệt giá sau cùng để chốt hợp đồng

    B5: Chốt hợp đồng
    – Sau khi chốt giá thì sale tiến hành làm hợp đồng trên phần mềm.
    – Phần mềm sẽ có chức năng cho phép sales soạn hợp đồng trên phần mềm:

    Ghi nhận thông tin khách hàng
    Ghi nhận thông tin thanh toán
    Ghi nhận thông tin đặt cọc (nếu có)
    Lưu và nhấn Export to word để có file gửi khách hàng
    B6: Thực hiện hợp đồng
    – Ghi nhận các vấn đề phát sinh
    – Phần mềm có chức năng nhắc khách hàng (sms, email, gọi điện) khi lô hàng về gần đến nơi.

    B7: Chăm sóc khách hàng sau hợp đồng
    – Gửi email cám ơn thanh toán, chúc mừng sinh nhật, chúc mừng thành lập công ty.
    – Gửi email giới thiệu các khuyến mãi.
    – Gửi Newsletter hàng tháng định kỳ.
    – Chính sách khách hàng VIP (Gold), Silver, Bronze

    B8: Thu chi, công nợ
    – Thực hiện các vấn đề thu chi, công nợ khách hàng

    Kiểm soát, theo dõi và xem báo cáo
    – Kiểm soát, giám sát hoạt động của sales

    Cuộc gọi/ngày
    Cuộc gọi/tuần
    – Theo dõi việc thực hiện hợp đồng xem có phát sinh gì không
    – Xem báo cáo và đánh giá hiệu quả làm việc

    Báo cáo doanh thu
    Báo cáo hoạt động hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng
    Báo cáo nguồn khách hàng
    Báo cáo công nợ: khoản phải thu, phải trả.