Quy trình làm hàng Air nhập khẩu


  • administrators

    1. Sau khi nhận được bộ chứng từ chính từ phía khách hàng chúng ta tiến hành các bước sau:
      Lên tờ khai hải quan;
      Photo các giấy tờ có liên quan đến lô hàng;
      Mở tờ khai hải quan;
      Làm thủ tục nhận hàng với TCS;
      Nhận hàng và kiểm tra hàng, tính thuế (nếu có)
    1. Quy trình handle hàng tại văn phòng:
      Gửi và nhận booking (request giá) với Airlines:v
      Đối với các lô hàng nhỏ,
    • Staff 1 tự phân tải và quyết định chọn Airline có giá và chuyến nối tốt. Đối với các lô hàng lớn, Mr. Toàn sẽ hỗ trợ. Hàng ngày, Mr. Toàn kiểm tra việc booking và tính thích hợp của việc booking.
    • Staff 1 lập file booking trong ngày (có thể trên Excel), có chữ ký approve của Mr. Toàn, lưu file mỗi ngày. Trách nhiệm về tính hợp lý của booking thuộc về Mr. Toàn.
    • Staff 1 gửi confirm booking và chuyến nối cho khách hàng.v
    • Staff 1 chuyển tất cả các booking và booking list trong ngày cho Chief CSV.v
    • Chief CSV lập hồ sơ để chuyển ra bãi. Check list trống phải được bấmv vào hồ sơ ngay khi mở. Booking list hàng ngày phải lưu thành file riêng để tiện theo dõi.

    Việc theo dõi hàng trong ngày:
    Đối với các lô hàng phát sinh trong ngày, Staff 1 theo dõi việc ra hàng: liên hệ khách hàng, thúc giục ra hàng, và báo lại cho Chief CSV.

    Đối với các lô hàng đã fixed từ hôm trước,

    • Chief CSV theo dõi: liên hệ khách hàng, thúc giục ra hàng.
    • Chief CSV sẽ tập trung tất cả các thông tin về hàng hóa và báo lại cho các bộ phận có liên quan.

    Phát hành Bill:

    • Staff 2 chịu trách nhiệm đánh toàn bộ Bill.
      Tuy nhiên trong trường hợp quá nhiều việc, Chief CSV có trách nhiệm điều tiết, phân công bổ sung việc đánh Bill cho Staff 3 sao cho thích hợp và có hiệu quả.
    • Chief CSV chuyển chi tiết các lô hàng cần phát hành HAWB cho Staff 2. Staff 2 tập trung đánh Bill, manifest và chuẩn bị chứng từ sớm để chuyển ra bãi.

    Đối với những lô hàng ra buổi tối,

    • Staff 2 chuẩn bị Bill và manifest sẵn và gửi ra bãi 3 liên, trong đó 2 liên sẽ bấm theo hàng, 1 liên copy Operation Staff phải mang về để lưu trong hồ sơ.
    • Chief CSV chịu trách nhiệm kiểm tra Bill sau khi in ra.
      Gửi Pre-Alert: Staff 2v

    Đối với các lô hàng tuyến gần (Châu Á), Staff 2 phải scan HAWB, manifest và gửi pre-alert đi trong ngày. MAWB sẽ được scan và gửi đi vào sáng hôm sau.
    Đối với các lô hàng khác, pre-alert và chứng từ¨ cũng phải được chuẩn bị trước, hôm sau chỉ đợi MAWB là gửi đi luôn. Tránh để dồn việc scan chứng từ vào sáng ngày hôm sau.
    Pre-alert nên gửi vào cuối giờ buổi trưa (Cc. cho Mr Toàn và Chief CSV)¨

    Hoàn thiện hồ sơ:

    • Chief CSV kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ ngoài bãi chuyển về.¨
    • Sau đó đưa cho Staff 2 để lấy số hồ sơ và fax Bill cho khách hàng.¨
    • Hồ sơ được chuyển qua Staff 3 để lấy chi tiết tracing.¨
    • Staff 3 chuyển hồ sơ lên Mr. Toàn vào 10:00 sáng để Mr. Toàn làm¨ check list (giá) và chuyển sang cho bộ phận Kế Toán lúc 11:00

    Các lưu ý:
    Operation staff:
    Có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ trong văn phòng chuyển ra.ü
    Đối cới các lô hàng ra buổi tối, Staff 2 sẽ gửi 3 liên Bill đánh sẵn,ü Operation staff cho điền thêm các số liệu thực tế và chuyển 1 liên copy về văn phòng vào sáng hôm sau.
    Staff 3:
    Tập trung vào tracing.ü
    Mở file cứng lưu các dữ liệu tracing theo thứ tự.ü
    Liên hệ, can thiệp với các Airlines để hối thúc lịch bay và báo lại tình hình cho các Manager bằng e-mail.ü
    Trong trường hợp có sự thay đổi lịch so với booking, phải thông báoü ngay cho các Manager, nhân viên sales phụ trách lô hàng và Chief CSV. Mr. Toàn sẽ hỗ trợ trong việc hối thúc lịch bay khi cần thiết.


Log in to reply