Kinh nghiệm quản lý vận tải tốt nhất: học từ những công ty hàng đầu thế giới



  • Đây là chuỗi bài mà Smartlog sẽ giới thiệu những bài học thực hành tốt về quản lý vận tải được các tập đoàn đa quốc gia áp dụng thành công để kiểm soát chi phí và cải thiện dịch vụ của họ. Nghiên cứu được thực hiện bởi Aberdeen Group, một công ty hàng đầu về nghiên cứu thị trường theo hướng công nghệ tại Mỹ.

    Tóm tắt báo cáo

    Các nhà điều hành vận tải và chuỗi cung ứng đang đối mặt với áp lực mạnh mẽ khi phải đối phó với thách thức giá về cước và năng lực vận tải (transportation capacity), cũng như đáp ứng nhu cầu thông tin vận tải từ những bộ phận còn lại của tổ chức. Để xác định yếu tố tạo thành công của các chiến lược quản lý vận tải ngày nay, Aberdeen Group đã nghiên cứu các thực hành tốt trong vận tải của nhiều loại công ty vừa và lớn khác nhau. Cuộc điều tra này đã phát hiện ra rằng nhiều công ty đã chuyển đổi thành công hoạt động quản lý vận tải của mình để nâng cao giá trị gia tăng cho doanh nghiệp của họ, trong khi vẫn kiểm soát được chi phí và năng lực vận tải.

    Bảy công ty dẫn đầu có các thực hành tốt nhất đã được lựa chọn để minh họa cho những chiến lược thành công này (theo biểu đồ bên dưới). Mỗi công ty được ghi nhận lại dưới dạng bài học nghiên cứu (case study) trong đó thảo luận về thách thức kinh doanh của công ty, chiến lược vận tải, triển khai công nghệ, quy trình và những cải thiện về mặt tổ chức, bài học rút ra và kết quả đạt được.
    alt text
    Những phát hiện chính và khuyến nghị

    Những thực hành tốt đã được biết đến từ lâu – chẳng hạn như tập trung hóa việc tổ chức quản lý vận tải, tự động hoá việc gom đơn hàng, kiểm soát nhiều hơn hoạt động vận chuyển hàng hóa đầu vào và tự ra hóa đơn (self-invoicing) – tiếp tục mang lại giá trị cho công ty. Tuy nhiên, có ba thực hành tốt mới đã nổi lên: cộng tác với nhà chuyên chở, tiếp cận thông tin toàn cầu, và áp dụng scorecard 360 độ. Danh sách kiểm tra thực hành tốt nhất (best practice checklist – xem bên dưới) của Aberdeen Group đưa ra có thể được sử dụng để xác định xem rằng lộ trình quản lý vận tải của một công ty có phản ảnh các thực hành tốt nhất hiện nay không.
    alt text
    Mặc dù các công ty dẫn đầu thực hành tốt nhất này phụ thuộc nhiều vào công nghệ quản lý vận tải để thúc đẩy các chương trình chuyển đổi của họ nhưng họ không xem công nghệ là một giải pháp thần diệu. Việc thực thi các giải pháp này thường liên quan đến việc tạo ra cơ cấu tổ chức mới và gia tăng sự tương tác với các bộ phận nội bộ khác cũng như các đối tác kinh doanh. Các nhà lãnh đạo có những hành động cụ thể xung quanh việc thay đổi quản lý, đào tạo, và các số liệu để giúp các sáng kiến công nghệ dựa trên công nghệ của họ thành công lâu dài.

    Đối với công ty dự tính thực hiện một chương trình chuyển đổi vận tải (transportation transformation program), các khuyến nghị hành động bao gồm:
    Đừng đưa ra các dự án công nghệ vận tải theo kiểu “chỉ một lần là xong.”
    Tập trung vào việc thúc đẩy thông tin và giá trị đồng bộ cho các phòng ban nội bộ và các bên liên quan bên ngoài.
    Cần thiết có thể dỡ bỏ/thay đổi về mặt tổ chức để tạo ra các hoạt động vận tải hiệu quả hơn.
    Giữ chi phí và năng lực vận tải trong tầm kiểm soát bằng cách thực hiện một chương trình cộng tác với nhà chuyên chở về nhiều mặt.
    Đào tạo công nghệ vận tải cho người dùng trên cơ sở liên tục, theo nhu cầu chứ không phải với khóa học đào tạo toàn diện chỉ một lần.
    Chủ động bảo vệ chất lượng của giải pháp quản lý vận tải khỏi bị xuống cấp theo thời gian.
    Chúc mừng kết quả đạt được nhằm thu hút sự ủng hộ trong việc thực hiện các bước tiếp theo trong lộ trình quản lý vận tải.

    Case study 1: Ford: Tối ưu hóa chi phí logistics đầu vào (Inbound Cost Optimization)

    Thách thức phải đối mặt

    Ford Bắc Mỹ đã chuyển sang hoạt động sản xuất tinh giản (lean manufacturing), khiến cho sự phức tạp của mạng lưới logistics mà nó phải quản lý càng tăng lên. Đội ngũ logistics nguyên vật liệu đã phải thiết kế nhiều nguồn nguyên liệu hơn đến nhà máy từ các nhà cung cấp và lên kế hoạch hoạt động cross-dock để hỗ trợ dòng chảy nguyên liệu just-in-time cho các hoạt động lắp ráp. Một thách thức quan trọng không chỉ là làm thế nào để lập kế hoạch tần suất cung cấp dịch vụ và dòng chảy nguyên vật liệu để giữu các nhà máy hoạt động với chi phí logistics thấp, mà còn phải làm thế nào để dự báo chính xác các chi phí logistics trong sự phức tạp ngày càng tăng này. Dự báo ngân sách chính xác ở mức độ từng bộ phận một là vô cùng quan trọng trong việc đáp ứng cột mốc tài chính cho từng chương trình xe mới.

    Chiến lược vận tải

    Tầm nhìn của Ford là tập hợp tất cả dữ liệu từng bộ phận, nhà cung cấp và nhà máy và tạo ra một kế hoạch logistics tổng thể về tối ưu hóa chi phí mà sẽ xác định số lượng giao hàng và tần suất cho mỗi bộ phận để đạt được chi phí thấp nhất có thể. Quy trình lập kế hoạch hiện tại của Ford từng dựa hoàn toàn trên việc tối ưu hóa xung quanh các bộ phận nhất định hoặc các nhà cung cấp, nhưng đến hiện tại Ford muốn tạo ra một kế hoạch logistics có mạng lưới rộng khắp.

    Khai thác công nghệ

    Để tạo ra một kế hoạch logistics tối ưu hóa chi phí, Ford đã nhận ra rằng họ cần một hệ thống lên kế hoạch mà có thể xác định tần suất tối ưu của các chuyến hàng cho từng bộ phận từ từng nhà cung cấp. Tuy nhiên, các hệ thống mà Ford đã xem xét đòi hỏi người dùng phải nhập vào các tần suất mong muốn hơn là xem tần suất như một kết quả đầu ra của hệ thống.

    Vì vậy, Ford đã chọn phương án đó là giúp một nhà cung cấp công nghệ mang đến cho thị trường một giải pháp mới tối ưu hóa tổng chi phí mà cùng lúc có thể vừa xem xét các vấn đề như năng lực đầu kéo và tải, kế hoạch sản xuất, mức độ tồn kho mục tiêu của nhà máy, vận tải và chi phí xử lý vật liệu, thời gian vận chuyển và các biến khác. Các kết quả đầu ra là tần suất giao hàng được tối ưu hóa, thứ tự và địa điểm lấy hàng (pick-up), số lượng tải, đo đếm số khối để chất hàng (trailer cubing), và chu chuyển các container quay đầu cho từng bộ phận.

    Ford đã hỗ trợ nhà cung cấp này về thông số kỹ thuật hệ thống và bắt đầu triển khai giải pháp hai năm sau khi dự án bắt đầu. Sản phẩm Inbound Planner từ Viewlocity hiện được sử dụng để tạo ra kế hoạch tối ưu hóa chi phí cho 100% vận tải hàng hóa đầu vào (inbound freight) nội địa của Ford Bắc Mỹ. Các kế hoạch logistics sau đó được thực hiện bởi hệ thống vận hành vận tải của Ford và của các đối tác. Tổng cộng, có 12 nhà lập kế hoạch Ford sử dụng công cụ lập kế hoạch Inbound Planner hàng ngày để tạo ra các kế hoạch logistics tổng thể và ngân sách cho các chương trình xe mới cũng như cải tiến những kế hoạch và ngân sách hiện tại khi các chương trình thay đổi. Ford cũng có kế hoạch mở rộng giải pháp này cho vận tải hàng hóa đầu vào quốc tế của mình.

    Quy trình và những cải thiện về mặt tổ chức

    Khi thực hiện sản phẩm Inbound Planner, nhóm Material Planning & Logistics của Ford đã nhận ra họ phải làm việc chặt chẽ hơn với các phòng ban khác để tạo ra kế hoạch và ngân sách chính xác hơn và để thực hiện điều chỉnh giữa giai đoạn. Thậm chí một sự thay đổi nhỏ trong kích thước các bộ phận, địa điểm cross-dock, hoặc công suất lưu trữ nhà máy có thể có một tác động đáng kể đến chi phí logistics.

    Ford đưa ra các quy trình mới xuyên suốt qua các phòng ban chức năng (cross-functional) sao cho mỗi khi có một thay đổi được đề xuất bởi, chẳng hạn như nhóm thu mua hoặc bộ phận logistics nội bộ, tác động lên chi phí có thể được định lượng ngay lập tức và một kế hoạch logistics mới chỉnh sửa được tạo nên. Các nhà lập kế hoạch cũng so sánh ngân sách với chi phí thực tế sau ba tháng sản xuất toàn bộ một chương trình xe để đo độ chính xác của dự báo ngân sách.

    Bài học rút ra

    Đảm bảo dữ liệu chính xác để phục vụ cho chương trình Inbound Planner là một thách thức chủ yếu bởi vì các dữ liệu đã bị phân tán ở các hệ thống khác nhau của Ford tại các địa điểm khác nhau. Ford đã có thể tự động hóa quá trình thu thập dữ liệu và thấy đây là một động lực chính để có thể liên tục sử dụng giải pháp này với cường độ cao.

    Nói chung, các công ty cần phải làm việc với nhà cung cấp công nghệ vận tải của họ để hiểu được dữ liệu nào phải có sẵn tại thời điểm bắt đầu dự án và dữ liệu nào sẽ được tích hợp sau hoặc cải thiện theo thời gian để liên tục nâng cao chất lượng của giải pháp. Ford cũng hiểu được rằng các buổi đào tạo nhóm đã không có hiệu quả tốt như các buổi tập huấn một-một do sự tương đối phức tạp của giải pháp Inbound Planner.

    Kết quả đạt được

    Ford đã có thể tiết kiệm 5% chi phí vận tải đầu vào nội địa của mình bằng cách tạo ra các kế hoạch logistics tối ưu hóa chi phí cho đầu vào just-in-time. Họ cũng đã cải thiện đáng kể độ chính xác ngân sách cho các chương trình xe mới. Bởi vì Ford có dự báo và số liệu tốt hơn về chi phí trên mỗi bộ phận, các phòng ban khác như mua sắm và logistics nội bộ bây giờ có thể đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn.

    Tiết kiệm chi phí vận tải đã chủ yếu đến từ ba lĩnh vực chính:
    Chặng đường vận chuyển ít hơn và giảm vận tải LTL và vận chuyển bằng đường hàng không;
    Tăng sử dụng công suất đầu kéo nhờ vào mô hình chất xếp hàng từ Inbound Planner, trong đó cho thấy một hình ảnh 3-D của mỗi xe tải nên được chất hàng như thế nào; và
    Tăng cường tận dụng trên các tuyến đường quay đầu, giảm chi phí container quay đầu



Looks like your connection to DDVT was lost, please wait while we try to reconnect.