HÀNG TỒN KHO LÀ GÌ/ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO LÀ GÌ?



  • HÀNG TỒN KHO LÀ GÌ? QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO LÀ GÌ?

    Quản trị hàng tồn kho là gì? Nhiệm vụ của quản trị tồn kho là phải trả lời được 2 câu hỏi: Lượng tồn kho bao nhiêu là tối ưu? và Khi nào tiến hành đặt hàng?

    Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Thông thường giá trị hàng tồn kho chiếm 40% – 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp. Chính vì lẽ đó, việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết, có thể nói là sống còn trong trong quản trị. Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới nhé.

    Hàng tồn kho là gì?
    Hàng tồn kho là những mặt hàng sản phẩm được doanh nghiệp giữ để bán ra sau cùng. Nói cách khác, hàng tồn kho là những mặt hàng dự trữ mà một công ty sản xuất ra để bán và những thành phần tạo nên sản phẩm. Do đó, hàng tồn kho chính là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm đồng thời là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, chiếm tỉ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

    Hàng tồn kho tồn tại trong các công ty sản xuất có thể được phân ra thành ba loại:

    Nguyên liệu thô: là những nguyên liệu được bán đi hoặc giữ lại để sản xuất trong tương lai, được gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường về.
    Bán thành phẩm: là những sản phẩm được phép dùng cho sản xuất nhưng vẫn chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm.
    Thành phẩm: là sản phẩm hoàn chỉnh hoàn thành sau quá trình sản xuất.
    Ba loại hàng tồn kho nêu trên được duy trì sẽ khác nhau từ công ty này đến công ty khác tùy thuộc vào tính chất khác nhau của từng doanh nghiệp.

    Một số công ty cũng duy trì loại thứ tư của hàng tồn kho, được gọi là nguồn vật tư, chẳng hạn như đồ dùng văn phòng, vật liệu làm sạch máy, dầu, nhiên liệu, bóng đèn và những thứ tương tự. Những loại hàng này đều cần thiết cho quá trình sản xuất.

    Lý do của việc lưu trữ hàng tồn kho
    Tại sao các công ty lại giữ hàng tồn kho trong khi chi phí lưu trữ khá đắt? Câu trả lời là tầm quan trọng trong việc giữ hàng tồn kho ở các doanh nghiệp.

    Báo cáo của những nhà nghiên cứu cho rằng có ba lí do chính của việc giữ hàng tồn kho: Giao dịch, Dự phòng, Đầu cơ

    Cụ thể:

    Giao dịch
    Doanh nghiệp sẽ duy trì hàng tồn kho để tránh tắc nghẽn trong quá trình sản suất và bán hàng. Bằng việc duy trì hàng tồn kho, các doanh nghiệp đảm bảo được việc sản xuất không bị gián đoạn do thiếu nguyên liệu thô. Mặt khác, việc bán hàng cũng không bị ảnh hưởng do không có sẵn hàng hóa thành phẩm.

    Dự phòng
    Việc giữ lại hàng tồn kho với mục đích này là một tấm đệm cho những tình huống kinh doanh xấu nằm ngoài dự đoán. Sẽ có những bức phá bất ngờ về nhu cầu thành phẩm vào một thời điểm nào đó. Tương tự, cũng sẽ có những sự sụt giảm không lường trước trong cung ứng nguyên liệu ở một vài thời điểm. Ở cả hai trường hợp này, một doanh nghiệp khôn ngoan sẽ chắc chắn muốn có vài tấm đệm để đương đầu với những thay đổi khôn lường.

    Đầu cơ
    Doanh nghiệp giữ hàng tồn kho để có được những lợi thế khi giá cả biến động. Giả sử nếu giá nguyên liệu thô tăng, doanh nghiệp sẽ muốn giữ nhiều hàng tồn kho so với yêu cầu với giá thấp hơn.

    Lợi ích và chi phí cho lưu trữ hàng tồn kho
    Lưu trữ hàng tồn kho đem lại những lợi thế nhất định cho doanh nghiệp. Những lợi thế quan trọng nhưng không hạn chế có thể kể đến như
    Tránh các khoản lỗ trong kinh doanh
    Bằng việc lưu trữ hàng tồn kho, một công ty có thể tránh tình trạng kinh doanh thua lỗ khi không có sẵn nguồn cung tại một thời điểm nào đó nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

    Giảm chi phí đặt hàng
    Các chi phí đặt hàng gồm chi phí liên quan đến đơn đặt hàng cá nhân như đánh máy, phê duyệt, gửi thư… có thể được giảm rất nhiều nếu công ty đặt những đơn hàng lớn hơn là vài đơn hàng nhỏ lẻ.

    Đạt được hiệu quả sản xuất
    Việc lưu trữ đủ số lượng hàng tồn kho cũng đảm bảo cho quá trình sản xuất đạt hiệu quả. Nói cách khác, nguồn cung ứng đủ hàng tồn kho sẽ ngăn ngừa sự thiếu hụt nguyên liệu ở những thời điểm nhất định mà có thể làm gián đoạn quá trình sản xuất.

    Tuy nhiên, việc lưu trữ hàng tồn kho không phải lúc nào cũng tốt. Có thể nói rằng việc thu mua tràn lan chứa đựng nhiều rủi ro và việc gặp phải những rủi ro không lường trước được sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp.Việc lưu trữ hàng tồn kho quá nhiều, không có kế hoạch, sẽ chiếm những khoản chi phí nhất định. Do vậy, rất cần thiết cho việc một công ty lập kế hoạch cụ thể về lưu trữ hàng tồn kho.

    Chi phí lưu trữ hàng tồn kho được phân ra làm hai loại
    Chi phí nguyên liệu
    Bao gồm các khoản phí liên quan đến đến việc đặt hàng để thu mua nguyên liệu, các thành phần, tiền lương cho nhân viên quản trị hành chính, chí phí thuê mặt bằng, cước phí, chuyển phát, hóa đơn, văn phòng phẩm, v.v. Càng nhiều đơn hàng thì càng nhiều các chi phí liên quan và ngược lại.

    Chi phí thực hiện
    Bao gồm các khoản phí liên quan đến việc lưu trữ hoặc vận chuyển hàng tồn kho cũng như chi phí bảo hiểm rủi ro trọn gói, chi phí thuê mặt bằng, tiền lương cho nhân công, sự lãng phí, lỗi thời, sự hao mòn, mất trộm… Nó cũng bao gồm các khoản phí cơ hội. Điều này có nghĩa: khoản tiền dành cho hàng tồn kho nếu được đầu tư vào nơi khác trong kinh doanh, thì nó sẽ thu lại được một khoản nhất định. Do đó mà sự mất mát của việc thu lại cũng có thể được xem như một chi phí cơ hội.

    Những điểm trên nhằm nhấn mạnh cho tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho, để quyết định số lượng hàng tồn kho tối ưu nhất cho công ty, doanh nghiệp theo chu kì.

    Mục đích của quản trị hàng tồn kho
    Có 2 mục đích chính:

    Làm đủ lượng hàng tồn kho sẵn có
    Mục đích chính là đảm bảo hàng tồn kho sẵn có theo yêu cầu trong mọi thời điểm. Vì sự thiếu hụt và dư thừa hàng tồn kho đều chứng tỏ cho sự tốn kém trong tổ chức điều hành. Trường hợp thiếu hụt hàng tồn kho thì dây chuyền sản xuất sẽ bị gián đoạn. Hậu quả là việc sản xuất giảm đi hoặc không thể sản xuất.

    Kết quả là việc kinh doanh giảm sút dẫn đến giảm doanh thu, giảm lợi nhuận và tệ hơn là thua lỗ. Mặt khác, sự dư thừa hàng tồn kho cũng có nghĩa làm kéo dài thời gian sản xuất và phân phối luồng hàng hóa. Điều này có nghĩa là khoản tiền đầu tư vào hàng tồn kho nếu được đầu tư vào nơi khác trong kinh doanh, thì nó sẽ thu lại được một khoản nhất định. Không chỉ vậy, nó cũng sẽ làm giảm các chi phí thực hiện và làm tăng lợi nhuận.

    Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho
    Liên quan gần nhất đến mục đích trên đó là làm giảm cả chi phí lẫn khối lượng đầu tư vào hàng tồn kho. Điều này đạt được chủ yếu bằng cách đảm báo khối lượng cần thiết hàng tồn kho trong tổ chức ở mọi thời điểm.

    Điều này có lợi cho tổ chức theo hai cách. Một là khoản tiền không bị chặn khi hàng tồn kho chưa được sử dụng tới và có thể được sử dụng để đầu tư vào những nơi khác để kiếm lời. Hai là nó sẽ làm giảm các chi phi thực hiện, đồng thời sẽ làm tăng lợi nhuận.
    Nguồn: logistics4n



  • QUẢN TRỊ KHO BÃI TRONG LOGISTICS
    Kho bãi hiện nay là một nhân tố không thể thiếu trong dịch vụ vận chuyển và lưu giữ hàng hóa, là yếu tố ảnh hưởng đến tính linh hoạt trong hoạt động của các công ty logistics tại Việt Nam.

    Về định nghĩa, kho bãi là một bộ phận của hệ thống Logistics, là nơi cất giữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm,… Từ lâu kho bãi đã đóng một vai trò không thể thiếu trong chuỗi dịch vụ cung ứng Logisitcs và cũng như các doanh nghiệp muốn tối ưu hoá các hoạt động quản trị và vận chuyển hàng hoá bằng việc chuyên môn hoá hoạt động kho bãi của mình.

    Bên cạnh đó, các doanh nghiệp hiện nay thường nhầm lẫn ở hai thuật ngữ “nhà kho” và trung tâm phân phối trong logistics. Dù hai thuật ngữ trên đều có một vài điểm chung và phục vụ chủ yếu nhu cầu lưu trữ hàng hoá, nhưng việc sử dụng nhà kho và trung tâm phân phối ngày càng được phân biệt rõ rệt đối với các doanh nghiệp logistics hiện nay.

    CHỨC NĂNG CỦA KHO BÃI TRONG LOGISTICS

    Một kho bãi hiện đại, đáp ứng được nhu cầu vận tải logistics thường bao gồm các kho nhỏ với các chức năng riêng biệt khác nhau:

    • Kho nguyên vật liệu, phụ tùng: Cung ứng nguyên liệu đầu vào cho sản xuất
    • Kho thành phẩm: phân phối hàng hoá cho đầu ra.

    Hệ thống các kho này phải đảm bảo thực hiện tốt những chức năng như:

    • Đảm bảo chất lượng hàng hoá được lưu trữ
    • Hỗ trợ cho sản xuất, đáp ứng tốt khi có nhu cầu
    • Gom hàng
    • Tách hàng thành nhiều lô nhỏ hơn.

    CÁCH QUẢN TRỊ KHO BÃI TRONG LOGISTICS

    Quản trị kho bãi trong logistics được cấu thành từ việc quản trị từng hoạt động liên quan đến kho bãi như:

    • Bố trí, thiết kế cấu trúc kho bãi và các phương tiên cất trữ, bốc xếp hàng trong kho
    • Quản lý hàng hóa: bao gồm việc phân loại hàng, định vị, lập danh mục, dán nhãn hoặc thanh lý hàng chất lượng kém.
    • Kiểm kê hàng hóa: điều chỉnh sự chênh lệch (nếu có), kiểm kê tồn kho, lưu giữ hồ sơ.
    • Quản lý công tác xuất nhập hàng.
    • Đảm bảo an toàn cho hàng hóa, người lao động
    • Phòng ngừa trộm cắp, cháy nổ.

    NHIỆM VỤ CỦA NHÂN VIÊN LOGISTICS QUẢN LÝ KHO

    Nhân viên quản lý kho giữ vai trò rất quan trọng trong việc vận hành các hoạt động chuyển giao hàng hoá và cần phải đáp ứng được sự trơn tru, hiệu quả cho chuỗi cung ứng:

    • Lập sơ đồ kho, dán ngay tại cửa.
    • Cập nhật ngay khi có phát sinh thay đổi.
    • Ký hiệu bằng nhãn dán vị trí hàng hóa phải rõ ràng, dễ hiểu.
    • Hướng dẫn và kiểm soát hoạt động xếp dỡ hàng.
    • Chịu trách nhiệm về cách thức và chất lượng hàng hóa khi bốc dỡ.
    • Kiểm soát hoạt động xuất nhập và chuyển dịch hàng hóa trong kho.
    • Bảo quản hàng hóa tốt.
    • Thu dọn và sắp xếp kho sạch sẽ, gọn gàng.