Tìm hiểu về hệ thống ERP tốt nhất

[MinhHHH]

1. Hệ thống ERP là gì?
Đầu tiên, chúng ta phải biết hệ thống phần mềm ERP là gì? Trước khi tìm hiểu những vấn đề khác xoay quanh kiến thức về hệ thống ERP.

“ERP” là từ viết tắt của cụm từ “Enterprise Resources Planning” – có nghĩa là Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, là một thuật ngữ được dùng liên quan đến mọi hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các qui trình xử lý một cách tự động hoá, để giúp cho các doanh nghiệp quản lý hiệu quả các hoạt động then chốt: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý quan hệ khách hàng,...

Tóm lại, phần mềm ERP là một hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một kiến trúc tổng thể, giúp doanh nghiệp: Hoạch định, thực hiện, kiểm soát, ra quyết định.

2. Lợi ích của hệ thống phần mềm ERP là gì?
So với thời gian trước đây, khi doanh nghiệp quan tâm tìm mua một hệ thống gọi là ERP, họ thường có khuynh hướng chỉ tập trung vào việc lựa chọn phần mềm có chức năng (Form) nhập liệu và in ra những mẫu báo cáo hàng ngày thay vì làm bằng excel, chẳng hạn bộ phận kế toán cần phần mềm để xuất ra báo cáo thuế, in ra báo cáo quản trị trình sếp, bộ phận nhân sự cần phần mềm để chấm công, tính lương và in ra mẫu bảo hiểm xã hội…

Hiện nay khi thông tin về hệ thống phần mềm ERP trở nên phổ biến, doanh nghiệp hiểu về hệ thống ERP rõ hơn, ERP không chỉ là một công cụ, ERP là chiến lược phát triển doanh nghiệp. Hệ thống ERP giúp đảm bảo các yêu cầu về chất lượng, tính ổn định và mức độ hiệu quả của doanh nghiệp trong nỗ lực làm hài lòng các đối tượng mà doanh nghiệp phục vụ. Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu Thông tin ngày càng đa dạng với yêu cầu chính xác - kịp thời ngày càng cao, các thông tin cần thiết được thu thập, lưu trữ, xử lý và sử dụng hiệu quả nhất trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. ERP giúp doanh nghiệp thực hiện các hoạt động của chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act), bao gồm Hoạch định hoạt động, Sản xuất kinh doanh, Theo dõi, đánh giá và đo lường, Khắc phục và phòng ngừa. Cụ thể giải pháp ERP giúp doanh nghiệp:

Chuẩn hóa quy trình hoạt động.
Kiểm soát hoạt động tất cả phòng ban, ngăn chặn các rủi ro.
Và đặt biệt là việc giúp hoạch định trong doanh nghiệp.
Những lợi ích ERP đem lại cho doanh nghiệp là rất lớn. Tuy nhiên, quá trình triển khai ERP không phải dễ, cần hội tụ nhiều điều kiện để có thể ứng dụng thành công như: nhận thức và quyết tâm cao của ban lãnh đạo DN; cần xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai; lựa chọn giải pháp phù hợp; lựa chọn đối tác triển khai đúng; phối hợp tốt với đối tác triển khai trong quá trình thực hiện dự án; sẵn sàng thay đổi các quy trình bất hợp lí hiện hữu trong Doanh nghiệp (đây là việc thường xuyên gặp nhiều sự chống đối nhất); chú trọng công tác đào tạo cán bộ theo các quy trình mới; chú trọng đào tạo khai thác hệ thống cho cán bộ mọi cấp; có cán bộ chuyên trách tiếp thu quản trị hệ thống…

3. Tìm hiểu về Đặc điểm của ERP là gì?
Đặc điểm nổi bật của ERP là một “hệ thống phần mềm sống” có thể mở rộng và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình.
ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở các bộ phận trong một doanh nghiệp: Tài chính, Nhân sự, Kinh Doanh, Sản xuất, Kho… ERP sẽ thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau và tạo nên một mối quan hệ thống nhất với nhau. Phần mềm ERP rất linh động trong việc cài đặt các phân hệ theo yêu cầu doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể yêu cầu cài đặt một vài phân hệ mà doanh nghiệp cần, các phân hệ còn lại còn lại có thể cài đặt sau mà không ảnh hưởng đến hệ thống.

4. Triển khai ERP cần đạt những yêu cầu nào
Từ những nội dung về khái niệm phần mềm ERP, những lợi ích phần mềm ERP đem lại và những đặc điểm cụ thể của ERP thì có thể thấy rằng một phần mềm ERP được xem là tốt nhất khi đáp ứng được theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể khai thác được thông tin, kiểm soát và ra quyết định dựa vào các số liệu, báo cáo thống kê từ phần mềm ERP đem lại. Tuy nhiên, việc triển khai ERP không phải lúc nào cũng thành công, hơn nữa, việc triển khai ERP xong cũng chưa chắc phần mềm đó phát huy được đầy đủ các yêu cầu. Một dự án ERP được xem là triển khai thành công khi đáp ứng được các yêu cầu cụ thể sau của doanh nghiệp.

Truy cập thông tin nhanh chóng, an toàn và ổn định:
Được ứng dụng các công nghệ tiên tiến trong ngành Công nghệ thông tin, hệ thống ERP cho phép người sử dụng truy cập nguồn dữ liệu của doanh nghiệp nhanh chóng. Có khả năng phân quyền sử dụng dữ liệu và dạng dữ liệu nào được phép sử dụng trong phạm vi quyền hạn được phân bổ.

Giúp đồng bộ các nguồn dữ liệu và quy trình xử lý trùng lặp:
Yêu cầu quan trọng mà bất kỳ hệ thống ERP nào cũng phải đáp ứng chính là khả năng đồng bộ dữ liệu & tích hợp dữ liệu. Các nguồn dữ liệu trong doanh nghiệp dù nằm ở đâu nếu được đồng bộ thì sẽ làm giảm sự trùng lặp và tăng tính thống nhất cho dữ liệu. Từ các hệ thống khác có thể truy cập vào cùng một dữ liệu và việc thay đổi dữ liệu được kiểm soát chặt chẽ.

Giảm thời gian lưu chuyển và xoay vòng nhanh:
Quy trình kinh doanh thường bị gián đoạn bởi sự chậm trễ trong quá trình xử lý và báo cáo giữa các bộ phận. Hệ thống ERP đảm bảo làm giảm thiểu thời gian chậm trễ trong việc chuyển thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.

Giảm chi phí vô lý:
Tiết kiệm thời gian, tăng khả năng quản lý bằng một hệ thống phân tích toàn diện mọi mặt trong một tổ chức. Hệ thống ERP giúp các quy trình xử lý dùng các nguồn lực có sẵn và các kết quả xử lý sẽ luôn được sẵn sàng cho một quy trình khác.

Khả năng tương thích nhanh với quy trình kinh doanh:
Hệ thống ERP đáp ứng tốt cho việc thay đổi các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp hoặc tái cấu trúc doanh nghiệp. Các thành phần trong hệ thống có thể được thêm vào hoặc bớt ra cho phù hợp với mục đích sử dụng.

Tăng cường khả năng bảo trì hệ thống:
Nhà phân phối và triển khai các hệ thống ERP thường ký kết với doanh nghiệp các hợp đồng hỗ trợ dài hạn như là một phần của việc mua hệ thống. Điều này sẽ giúp nhà phân phối và triển khai bám sát các yêu cầu thay đổi hệ thống từ phía doanh nghiệp.

Tăng cường khả năng mở rộng hệ thống:
Các hệ thống ERP thường được yêu cầu có khả năng tích hợp với những hệ thống có sẵn của doanh nghiệp hoặc những hệ thống được thêm vào như hệ thống quản lý quan hệ khách hàng hay hệ thống quản lý chuỗi cung ứng.

Đáp ứng yêu cầu thương mại điện tử và kinh doanh số:
Nguồn dữ liệu của doanh nghiệp thông qua cơ chế bảo mật và phân quyền có thể đáp ứng trực tiếp yêu cầu thương mại điện tử của doanh nghiệp. Ngoài ra, hệ thống ERP sẽ giúp rút ngắn khoảng cách địa lý trong môi trường cộng tác.